È educato inviare email in chiaro?

TheoYou 08/19/2017. 6 answers, 1.691 views
professionalism email

Ho sempre inviato e-mail in testo semplice, in 72 righe di caratteri, e ho pensato che fosse il modo giusto per farlo.

Ho iniziato a lavorare per una nuova azienda di recente. Le persone qui inviano email in HTML tutto il tempo. Molti utilizzano anche funzioni come l'evidenziazione, diversi tipi di carattere e immagini incorporate (con testi importanti in esso). Ho continuato a inviare e rispondere in testo normale fino a quando non ho notato quando ho risposto in testo normale, il formato della posta originale si è rotto e ha causato disagi al destinatario (i testi originariamente evidenziati sono stati sostituiti da testi racchiusi in due asterischi. per evidenziare le informazioni che ho fornito e inoltrarle ad un'altra persona).

È educato inviare e-mail in testo normale quando altri no? Soprattutto quando rispondi?

5 Comments
5 deviantfan 11/06/2016
Qualcosa su cui riflettere: se si inviano messaggi solo HTML, molti filtri antispam avranno molte più probabilità di bloccare la posta e molte persone attente alla sicurezza non leggeranno affatto. Se vuoi l'HTML, invia entrambe le modalità, es. HTML e lo stesso contenuto del testo, nella stessa mail.
9 rath 11/06/2016
Ask your manager
11 keshlam 11/06/2016
Molti di noi preferiscono ancora fortemente la posta elettronica in chiaro, dal momento che evita molti dei potenziali rischi e dal momento che troppo spesso le cose di fantasia interferiscono con il messaggio piuttosto che migliorarlo. Evita anche tutti i rischi di non essere leggibile per persone che usano la tecnologia di assistenza come i lettori di schermo. La tua priorità è essere carina o comunicare? Per lo meno, rendere in chiaro un opzione disponibile e preferibilmente renderlo predefinito.
5 Brandin 11/06/2016
@keshlam Questo ha senso per la comunicazione esterna, ma se il team sta già utilizzando l'HTML, penso che potrebbe essere una cattiva etichetta per convertire improvvisamente un thread di posta elettronica basato su HTML in formato di testo normale.
2 Lilienthal♦ 11/07/2016
@keshlam E molte altre persone ti odieranno per convertire una catena di e-mail HTML con immagini e firme fantasiose in un pasticcio di testo in chiaro illeggibile. La domanda è chiara ma, come da scritto, otterrà comunque risposte supplichevoli invece di qualcosa di utile, quindi voterò per tenerlo chiuso. Una modifica per chiedere "È poco professionale rispondere alle e-mail in formato HTML in chiaro?" avrebbe un ambito migliore

6 Answers


Arlie Stephens 11/17/2016.

Il mondo è andato avanti. Normalmente l'etichetta e-mail dei giorni Usenet è semplicemente strana per la maggior parte delle persone e non può essere eseguita comodamente con molti client di posta elettronica.

Vi sono alcune aree in cui si applicano ancora le vecchie regole, in particolare le mailing list di molti progetti open source. Ma ogni datore di lavoro che ho incontrato recentemente utilizza Microsoft Exchange + Outlook o Gmail come standard aziendale. Outlook can gestire il testo normale, ma non ha praticamente alcun supporto per il resto dell'etichetta di vecchia e-mail.

Attualmente invio email di ufficio in testo semplice, ma solo perché i caratteri predefiniti nei PC della nostra Corea hanno mescolato male con i caratteri predefiniti nei nostri Mac Office in California, e il testo semplice era il modo più semplice per bloccare i miei colleghi coreani. Ma rispondo ai messaggi in arrivo nel formato ricevuto; Non aggiorno nemmeno le righe dell'oggetto quando il thread si trasforma (Outlook non segue le intestazioni e-mail appropriate, threading esclusivamente basato sulla riga dell'oggetto, AFAICT, quindi cambiare il nome del thread crea confusione.) E ho smesso di sfoltire i 20 messaggi precedenti la parte inferiore delle mie risposte una volta mi sono reso conto che alcune versioni di Outlook mostravano messaggi precedenti nella discussione utilizzando la citazione allegata, non guardando le e-mail precedenti.

Ti suggerisco di adattare il tuo stile di email al destinatario, e di prendere in considerazione l'utilizzo di due client email separati, e possibilmente due indirizzi separati - uno per gli elenchi open source e i tuoi vecchi amici tecnici da lontano quando; un altro per le persone non tecniche e per i tecnici più giovani.

Sulla domanda specifica - le e-mail di testo in chiaro sono OK, ma le 72 linee di caratteri con interruzioni forzate non ti renderanno popolare. E incasinare il testo citato è un pessimo piano.

La mia politica personale - email in stile Outlook sul posto di lavoro; e-mail stile mutt a casa, con i miei filtri anti-spam prevenuti contro le e-mail html, in particolare quelle senza una versione alternativa in testo normale. Quando ho bisogno di comunicare con un html-tossicodipendente da un indirizzo personale, utilizzo un account email alternativo.

3 comments
TheoYou 11/18/2016
Hai ragione. L'utilizzo di due indirizzi separati è la soluzione.
1 Masked Man 11/18/2016
Due email di lavoro separate? Buona fortuna con quello, @ TheoYou.
Arlie Stephens 11/24/2016
La maggior parte dei datori di lavoro impone pressoché la prospettiva o simili. Non provo a riformarli. Ma io uso 2 personal -mail personal . E a volte inviamo messaggi vecchio stile tramite Outlook, a persone appropriate.

Masked Man 11/07/2016.

"È educato?" è una domanda irrilevante qui. Se il resto del team fa affidamento sulle funzionalità HTML nelle loro e-mail, dovresti fare lo stesso per facilitare la comunicazione.

Sembra anche che abbiate notato che le vostre risposte in testo normale causano disagi al vostro destinatario, quindi se volete lavorare bene con questo team, suggerirei di usare solo HTML in tutte le email di lavoro.

1 comments
8 Dan Neely 11/06/2016
Questo è davvero ciò che si riduce a. Proprio come la pubblicazione in alto vs in basso. O funziona, ma mescolare i due insieme è un immondo casino di confusione. Segui lo stile aziendale - o se ti interessa davvero tanto - trova un nuovo datore di lavoro che condivide il tuo stile. (Aspettatevi un sacco di sguardi strani dagli intervistatori quando si inizia a chiedere informazioni su di esso però.)

Joe Strazzere 11/06/2016.

È educato inviare e-mail in testo normale quando altri no? Soprattutto quando rispondi?

È perfettamente educato scegliere di inviare tutte le email in testo normale.

In questi giorni sarebbe considerato insolito, in particolare quando altri inviano email formattate, ma non è scortese.

C'è qualche motivo per cui scegli di non abbinare la norma alla tua azienda? Se stai percependo un respingimento da parte di altri, potrebbe essere rilevante.


Monica Cellio 11/06/2016.

Dipende dal motivo per cui lo stai facendo. In general è meglio seguire le convenzioni di gruppo, ma non è automaticamente maleducato a non farlo.

Forzo tutta la mia e-mail in arrivo in testo semplice e la invio allo stesso modo. Lo faccio per l'accessibilità visiva; troppo spesso non riesco a leggere l'e-mail in formato HTML con caratteri personalizzati (in genere minuscoli) e sfondi decorativi e layout multi-colonna (che funziona solo con caratteri minuscoli) e quant'altro. Ho spiegato ai miei colleghi più stretti perché lo faccio, e se ho bisogno di usare l'evidenziazione, trovo un altro modo per farlo. (Spesso l'approccio corretto è quello di citare le tre linee pertinenti da quel volume di 200 righe da soli e non far sì che le persone scavino cercando il testo in rosso.)

Il mio client di posta elettronica mi consente di tornare alla visualizzazione HTML per un singolo messaggio, quindi se qualcuno mi invia qualcosa in cui la formattazione è essenziale, posso passare a questo, magari strizzando gli occhi e gestendola.

Se hai bisogno di email in chiaro, parla con i tuoi colleghi del problema. I miei erano molto comprensivi, e ha contribuito a spostare alcune cose dalla posta elettronica che avrebbero dovuto essere fatte sul wiki in primo luogo. Se è solo una preferenza e non è that importante per te, prova a fare quello che fanno; renderà le cose più facili per tutti.

Qualunque cosa tu faccia, però, non inserire interruzioni di riga nell'e-mail in uscita. I moderni client di posta elettronica eseguiranno l'auto-wrap di linee lunghe. Quello che stai facendo può essere considerato come una serie di paragrafi di una riga quando il cliente inserisce interruzioni di riga aggiuntive. È davvero difficile da leggere.


Achilles 11/06/2016.

Normalmente dovresti solo seguire la cultura aziendale, ma anche se lo mandi in chiaro quando la maggior parte di essi usa l'HTML, non è un grosso problema se tu sei quello che invia la prima mail.

Ma quando rispondi alle email di qualcuno, ha senso non modificare il formato finché non richiede uno sforzo ulteriore da parte tua. Se il mittente utilizza HTML allora è possibile che lui / lei stia usando le caratteristiche di formattazione aggiuntive che lo accompagnano, lui / lei potrebbe trovare strano / scomodo che tu abbia cambiato tutto in testo normale. Anche se non hanno una ragione particolare per l'utilizzo del formato HTML, tuttavia lo stesso formato può renderlo più facile da leggere / elaborare. Lo stesso ragionamento vale per la risposta al formato di testo normale. Le moderne app di posta elettronica sono abbastanza intelligenti da mantenere il formato originale quando si preme risposta.

Se è una catena lunga e quando sono coinvolti più destinatari, ha ancora più senso mantenere il formato utilizzato da altri.

Detto questo, alcuni dispositivi come il vecchio BlackBerry potrebbero consentire solo il formato di testo normale quando si risponde. Se questo è il caso, allora è giusto cambiare il formato, i destinatari di solito sanno perché il formato è cambiato.


gnasher729 11/06/2016.

Sembra che tu stia utilizzando interruzioni di riga manuali, quindi nel tuo secondo paragrafo di sette righe avresti premuto il tasto "Invio" sei volte per spezzare le linee dopo 72 caratteri. Come destinatario, vorrei (a) trovarlo inopportuno e (b) mi farebbe dubitare delle tue capacità di usare un computer.

Puoi semplicemente scrivere paragrafi in testo semplice senza interruzioni di riga manuali, e va bene.

3 comments
4 TheoYou 11/06/2016
No, le linee di rottura sono il lavoro del client di posta elettronica.
Mark 11/06/2016
Sì, il client di posta elettronica ricevente lo interrompe secondo la visualizzazione dei lettori
1 jamesqf 11/07/2016
@ TheoYou: In un mondo perfetto, i client di posta elettronica farebbero sempre il loro lavoro correttamente. Nel mondo reale, a volte ricevo posta (o pagine web) con linee larghe quanto un display da 24 "o che si estendono ben oltre la finestra del client.

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